OA辦公自動化

文：熊萍妮
在資訊普及與雲端運算時代來臨下，各產業與雲端結合的應用越來越多，為了解決因成本考量而仍在使用，公司研發「OA辨公自動化系統」，透過自動化內建的功能及自製的人資管理應用程式，並連結後台的考勤系統，來達到較低的建置成本管理缺失等訴求系統化。
就影響人力資源部門角色因素進行OA辨公自動化，為達增加成本效益及創造 利潤極大化為目標， OA辨公自動系列規劃：意含人力資源管理能力愈強，對其扮演人力資源部門管理、策略伙伴、員工關懷角色的正向影響增強。
藉由「OA辨公自動化系統」重新評估及建置系統結構，主要分為前端的「OA辨公自動化程式」，後端的「人事單位子系統」、「考勤管理子系統」三大項，前端採用Web-based 系統平台，後端以[PHP]撰寫操作介面，以利不同身份的使用者進入前後端的系統使用。如：法定節日維護、節假日設定程式、假別規則設定程式、個人請假程式、請假簽核程式、批量請假程式、年休假報表…等等OA辦公自動化策略的運作是需要人員執行，透過有效的人力資源管理，更能順利達成企業策略的目標。有關人力資源管理自動化與關注較過去大幅提高，與策略管理結合的策略性人力資源管理的更是備受重視，然而從人力資源管理提升至策略性人力資源管理，除了公司管理階層的重視推動，人力資源人員的專業職能亦同樣重要。
在系統導入的過程中，影響成效的因素包括系統管理、組織內部支援、系統使用者；系統實施預期成效包括整體成效、管理功能成效、系統功能成效等都是重要的影響因素。期望透過前期規劃進而整合，分析規劃導入人力資源的實務情形及導入過程中可能遭遇之問題與預期如下略述：

一、第一階段 出勤加班自動化

  1. 由人事單位於每天AM 11:00下載同仁實際出勤資料，至各單位主管及業務相關同仁。
  2. 各單位於每天 PM 14:00 回覆異常資料及正確出勤時間，並核對前一天實際核准加班時數是否相符與更正。
  3. 人事單位於每天 PM 17:00完成修正。
  4. 每天下班前由各單位統一提出加班申請，並由權責主管即與完成核准，次日由人事單位下載出勤資料加以複核。(夜班同仁加班申請及回覆異常資料，於次日上午9點前完成作業)
第一階段於2012/12/3試行，2013/1/1正式執行， 2013/1/26無紙化作業。

二、第二階段 假單自動化作業

  1. 2013年3月底，由研勤Tom協助假單與出勤結合程式需求及規格之提出。
  2. 2013年6月初測試，6月底回報程式問題並修正。
  3. 2013年7月初進行第2階段測試。
  4. 2013年8月初，採行假單無紙化作業。

[特點]

  1. 職務代理人系統化
  1. 請假作業自動簽核系統化
[效益]完成出勤自動化作業，取代現行加班單及假單紙本作業，正式達到無紙化的高效率目標。

三、人力資源系統之規劃與發展

  1. 人力資源是企業運作之根本，改進人力資源部門的工作效率，強化人力資源部門在組織中的地位，係今日目標經營管理中首要的課題，並成為組織發展過程中的重要策略，若能利用資訊技術結合人力資源管理的功能，建構有利的人力資源資訊系統，將可提升公司系統整合、資料文件處理及管理作業效率，進而增進人力資源整體績效，且能引領整個人力資源功能及角色上的轉型。