OA办公自动化
文：熊萍妮
在信息普及与云端运算时代来临下，各产业与云端结合的应用越来越多，为了解决因成本考虑而仍在使用，公司研发「OA辨公自动化系统」，透过自动化内建的功能及自制的人资管理应用程序，并链接后台的考勤系统，来达到较低的建置成本管理缺失等诉求系统化。
就影响人力资源部门角色因素进行OA辨公自动化，为达增加成本效益及创造利润极大化为目标，OA辨公自动系列规划：意含人力资源管理能力愈强，对其扮演人力资源部门管理、策略伙伴、员工关怀角色的正向影响增强。
藉由「OA辨公自动化系统」重新评估及建置系统结构，主要分为前端的「OA辨公自动化程序」，后端的「人事单位子系统」、「考勤管理子系统」三大项，前端采用Web-based 系统平台，后端以[PHP]撰写操作接口，以利不同身份的用户进入前后端的系统使用。如：法定节日维护、节假日设定程序、假别规则设定程序、个人请假程序、请假签核程序、批量请假程序、年休假报表…等等OA办公自动化策略的运作是需要人员执行，透过有效的人力资源管理，更能顺利达成企业策略的目标。有关人力资源管理自动化与关注较过去大幅提高，与策略管理结合的策略性人力资源管理的更是备受重视，然而从人力资源管理提升至策略性人力资源管理，除了公司管理阶层的重视推动，人力资源人员的专业职能亦同样重要。
在系统导入的过程中，影响成效的因素包括系统管理、组织内部支持、系统用户；系统实施预期成效包括整体成效、管理功能成效、系统功能成效等都是重要的影响因素。期望透过前期规划进而整合，分析规划导入人力资源的实务情形及导入过程中可能遭遇之问题与预期如下略述：
一、第一阶段 出勤加班自动化
- 由人事单位于每天AM 11:00下载同仁实际出勤数据，至各单位主管及业务相关同仁。
- 各单位于每天 PM 14:00 回复异常数据及正确出勤时间，并核对前一天实际核准加班时数是否相符与更正。
- 人事单位于每天 PM 17:00完成修正。
- 每天下班前由各单位统一提出加班申请，并由权责主管即与完成核准，次日由人事单位下载出勤数据加以复核。(夜班同仁加班申请及回复异常数据，于次日上午9点前完成作业)
第一阶段于2012/12/3试行，2013/1/1正式执行， 2013/1/26无纸化作业。
二、第二阶段 假单自动化作业
- 2013年3月底，由研勤Tom协助假单与出勤结合程序需求及规格之提出。
- 2013年6月初测试，6月底回报程序问题并修正。
- 2013年7月初进行第2阶段测试。
- 2013年8月初，实行假单无纸化作业。
[特点]
1、 职务代理人系统化
2、请假作业自动签核系统化
[效益]完成出勤自动化作业，取代现行加班单及假单纸本作业，正式达到无纸化的高效率目标。
三、人力资源系统之规划与发展
- 人力资源是企业运作之根本，改进人力资源部门的工作效率，强化人力资源部门在组织中的地位，系今日目标经营管理中首要的课题，并成为组织发展过程中的重要策略，若能利用信息技术结合人力资源管理的功能，建构有利的人力资源信息系统，将可提升公司系统整合、数据文件处理及管理作业效率，进而增进人力资源整体绩效，且能引领整个人力资源功能及角色上的转型。
