公司治理的進程

文:陳基勳
世界進入二十一世紀,電腦技術的發達,使得人類的生活型態也跟著一直的改變。公司的溝通由電話溝通、公文傳遞簽核、會議室開會,轉換成 QQ, Skype、即時通、email 訊息傳遞,Video conference分散式遠距開會。速度變成一個公司生存不可或缺的條件,效率與資訊的透明化是公司治理的根本。
PSI 於2012年開始進行數據電腦化,作業電腦化無紙化的系統。2014年整合所有作業完成除ERP系統外,結合MES & 自動化作業,成為PSI的 MIS系統。 2015年則持續加強自動化,讓資訊更透明快速的在公司內部及與客戶間的流通,一步一步增加自動化的範圍。在執行數據電腦化的初期,員工們要適應新的運作流程,幹部們要規劃自動化系統,工作量沒有減少,反而增加。但逐步完成系統後,幹部們感受到資訊的正確性、流通性與效率皆有所進展。所以2015年,各單位就有更多細部自動化需求的產生,也讓PSI資訊管理部門工作量大增。當這些自動化程式一一的完成,自動化的好處有了。但是因為系統一天天的龐大,人要記的作業流程,輸入的參數相對地增加了,所以也產生作業錯誤與單位間串聯不及時問題,造成運作異常問題還是時有發生。
這一兩年製造業很熱門的一個話題是工業4.0,這是一個智慧型工廠的進程。簡單說可以分成兩部分,一是作業自動化,利用機器人,讓人力負擔減少。另一則是資訊自動化,工廠內部各生產單位的數據,不再由人工統計,藉由在各設備上的數據收集裝置,將生產資訊傳到資訊中心,並加以分析成有效的資料。PSI在數據自動化的過程中,很大的一部分已經進入工業4.0的領域了,但何以還是無法杜絕錯誤與時效上的誤差問題,經過內部討論,工業4.0的生產資料自動化,有串聯性的關係,上一站完成後,自動通知下一站做應該做的事情。在管理運作系統是否也可以藉由網路串連的關係,上一站完成後,電腦自動傳達給下一站,做應該做的事情。人是靠智慧對電腦作業產生的異常做排除與規則修訂的功能,於是PSI的管理流程自動化的規劃就從 2015年下半年開鑼了!
PSI 期望做到的流程自動化有兩部分,一是人與人、部門與部門資訊傳遞與作業的自動化;另一個是系統異常管理自動化,茲說明如下:

- 人與人, 部門與部門資訊傳遞與作業的自動化

ERP 系統是人與人,部門與部門間的傳遞系統,PSI思考的自動化是一件工作經過第一關卡的觸發後,電腦系統自動依照流程完成到可完成的最後步驟。舉例來說:業務接單後,於系統中輸入訂單及所有需求之資訊,系統自動將客戶的BOM 轉成PSI的BOM,完成後自動跑工單,分配自購料與客供料,並執行模擬缺料,跑出採購需求。完成三個部門的運作系統於一個晚上,減少人與人、部門與部門溝通上的失誤。

- 系統異常管理自動化

電腦在作業的過程中,會遇到一些與程式條件不符的例外問題,當這類事情發生時,系統會自動傳遞 email 給負責的單位,人員展現的價值就是分析判斷與解決問題。另一方面的異常則是對員工作業異常的管理追蹤,例如工單結案時間如超過設定時間,就email 通知運作單位。超過兩倍運作時間,就往上一層管理幹部通知,讓異常問題不會造成公司管理的負擔。
不斷的進步與調整是現代競爭激烈的社會不可或缺的生存條件,PSI時時刻刻對自己的競爭力作檢討,期許能在這不穩定的時代,穩定的成長。