客户技术文件自动转存与发行

文 : 施廷昱

因应客户群、订单、机种越来越多，少量多样化生产模式下，为了达到客户提供之技术文件不遗漏，并能快速发行到厂内各单位，PSI于2019年开始思索客户技术文件由系统自动转存与发行，取代人工操作的规划。

PSI具体做法区分为下述两个部分 : (请参考附图1. 技术文件自动转存与发行流程图)

*客户提供的技术文件，透过外网Internet或内网Intranet存放于暂存区，由PSI系统定时自动至客户指定位置，下载文件存放至PSI暂存区。

*目前因各客户文件发行特性与信息安全考虑，皆需单独与客户进行细部规格讨论与导入，以取代目前由Email传送或手动至客户系统下载文件的作业方式。

*市场人员依据各客户提供不同文件类型之技术文件文件名进行剖析，请IT人员进行程序客制，让系统可自动辨别文件类型，如BOM、Gerber、XY File、SOP、Label、生产注意事项…等。

*PSI系统可于客户技术文件存放暂存区自动取档，并判断文件类型，将存放于各暂存区之技术文件资料，自动转存至市场正式区，并留下转存纪录于MIS系统。

*技术文件发行，则透过市场人员于ERP系统导出订单信息Excel报表，透过VBA程序将订单与技术文件转存之档案路径进行超链接关联，再由人员汇入ERP系统，定时更新及汇入至MIS系统。厂内相关单位，即可透过电子看板程式查询工单及点击技术文件超链接路径，进行资料查询。

外部做法，目前透过公司简介及客户需求主动推广让客户知道，依据客户意愿再做后续档案传送细部规格讨论，目前已导入1家客户。

内部做法，市场单位先从订单量较多的客户开始导入执行，从已发行的文件纪录中，分析文件类型，通知IT调整程序，再进行测试，确认程序是否能自动准确判断各文件类型后，再进入试行阶段，待试行确认没问题后即导入，目前已导入22家客户。

原始技术文件转存内部作业方式，因手动执行大量资料转存再加上人工判断文件类型的作业时间，通常需要30分钟左右，导入技术文件自动转存仅需10分钟内完成，并可由系统自动通知相关单位发行文件。

目前已进一步规划透过"技术文件自动转存导入通知"的程序，由系统判断前3个月月平均订单笔数≧5笔的客户，于每月由系统自动发送通知报表，作为市场人员启动导入自动转存的前置作业，预计于2021年底导入执行。

从手动导入自动化执行，可以节省大量的作业时间，若于外部作业也能同样导入自动转存，将节省客户与PSI在技术文件传递时间及不遗漏，达到双赢的目标。期待藉由更多客户的技术文件自动转存的导入，让我们提升工作效率，加快文件发行速度与降低人员执行错误率。