客戶技術文件自動轉存與發行
文 : 施廷昱
因應客戶群、訂單、機種愈來愈多，少量多樣化生產模式下，為了達到客戶提供之技術文件不遺漏，並能快速發行到廠內各單位，PSI於2019年開始思索客戶技術文件由系統自動轉存與發行，取代人工作業的規劃。
PSI具體做法區分為下述2個部分 : (請參考附圖1. 技術文件自動轉存與發行流程圖)
附圖1. 技術文件自動轉存與發行流程圖
1.外部做法 :
*客戶提供之技術文件，透過外網Internet或內網Intranet存放於暫存區，由PSI系統定時自動至客戶指定位置，下載檔案存放至PSI暫存區。
*目前因各客戶文件發行特性與資訊安全考量，皆需個別與客戶進行細部規格討論與導入，以取代目前由Email傳送或手動至客戶系統下載檔案方式作業。
2.內部做法:
*市場人員依據各客戶提供不同檔案類型之技術文件檔案名稱進行剖析，請IT人員進行程式客制，讓系統可自動辨別檔案類型，如BOM、Gerber、XY File、SOP、Label、生產注意事項…等。
*PSI系統可於客戶技術文件存放暫存區自動取檔，並判斷檔案類型，將存放於各暫存區之技術文件資料，自動轉存至市場正式區，並留下轉存紀錄於MIS系統。
*技術文件發行，則透過市場人員於ERP系統匯出訂單資訊Excel報表，透過VBA程式將訂單與技術文件轉存之檔案路徑進行超連結之關聯，再由人員匯入ERP系統，定時更新及匯入至MIS系統。廠內相關單位，即可透過於電子看板查詢工單及點擊技術文件超連結路徑，進行資料查詢。
外部做法，目前透過公司簡介及客戶需求主動推廣讓客戶知道，依據客戶意願再做後續檔案傳送細部規格討論，目前已導入1家客戶。
內部做法，市場單位先從訂單量較多的客戶開始導入執行，從已發行的文件紀錄中，分析檔案類型，通知IT調整程式，再進行測試，確認程式是否能自動準確判斷各檔案類型後，再進入試行階段，待試行確認沒問題後即導入，目前已導入22家客戶。
原始技術文件轉存內部作業方式，因手動執行大量資料轉存再加上人工判斷檔案類型的作業時間，通常需要30分鐘左右，導入技術文件自動轉存僅需10分鐘內完成，並可由系統自動通知相關單位發行文件。
目前已進一步規劃透過"技術文件自動轉存導入通知"的程式，由系統判斷前3個月月平均訂單筆數≧5筆的客戶，於每月由系統自動發送通知報表，作為市場人員啟動導入自動轉存的前置作業，預計於2021年底導入執行。
從手動導入自動化執行，可以節省大量的作業時間，若於外部作業也可同樣導入自動轉存，將能節省客戶與PSI在技術文件傳遞時間及不遺漏，達到雙贏的目標。期待藉由更多客戶的技術文件自動轉存的導入，讓我們提升工作效率，加快文件發行速度與降低人員執行錯誤率。
